Es ist Mittwochabend. Nach einem langen Arbeitstag sitzt man endlich mit einer Tasse Tee am Küchentisch – eigentlich wäre jetzt Feierabend angesagt. Doch auf dem Laptop leuchtet die bekannte Excel-Tabelle auf. Die Mitgliederliste des Vereins. Überfällige Beiträge, falsch formatierte Adressen, irgendwo fehlt ein Geburtsdatum. Und dann war da noch die Rechnung vom letzten Probenwochenende, die noch geschrieben werden muss. Wer im Ehrenamt aktiv ist – sei es als Kassier, Schriftführer*in oder Vorsitzende*r – kennt genau diese Abende. Sie gehören zur Realität vieler Musikvereine. Was aus Leidenschaft für die Musik und Gemeinschaft begann, endet leider viel zu oft in Papierkram und komplizierter Verwaltung.
Doch es geht auch anders. Immer mehr Verbände und Vereine erkennen: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern eine echte Entlastung . Auch der Deutsche Harmonika-Verband (DHV) geht diesen Weg – Stück für Stück. Verwaltungsaufgaben wie Buchhaltung, Rechnungsführung oder das Mitgliedermeldewesen sollen einfacher und effizienter werden. Dabei setzt der Verband auf einen erfahrenen Partner: ComMusic, ein Unternehmen, das sich seit Jahren auf Softwarelösungen für die Amateurmusik spezialisiert hat. Mit dem Produkt Verein24 bietet ComMusic eine moderne, webbasierte Plattform zur Vereinsverwaltung – und mit der Variante Verein24 light nun auch ein besonders einfaches Werkzeug, das der DHV seinen Mitgliedsvereinen kostenlos zur Verfügung stellen möchte.
Was leistet Verein24 light?
Verein24 light ist keine überladene Software mit Funktionen, die kein Mensch braucht. Im Gegenteil: Die Idee ist, Vereinen ein unkompliziertes Werkzeug an die Hand zu geben, das auch ohne spezielle IT-Vorkenntnisse schnell einsatzbereit ist. Herzstück ist die Mitgliederverwaltung – klar strukturiert, übersichtlich und zentral. Mitgliedsdaten, Beiträge und Anwesenheiten lassen sich einfach verwalten und durch Filter- und Suchfunktionen sehr schnell nach konkreten Mitgliedern durchkämmen. Wer also bisher mehrere Excel-Dateien pflegt, kann sich künftig auf eine zentrale Lösung verlassen.
Hinzu kommt das Finanzmanagement mit Buchhaltungs- und Abrechnungsmodulen: Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge kontrollieren und selbst detaillierte Finanzberichte generieren – all das ist mit wenigen Klicks erledigt.
Darüber hinaus lassen sich Veranstaltungen planen und Einladungen direkt über die Plattform an Teilnehmerlisten kommunizieren. Auch Mitglieder können durch integrierte Mail-Newsletter mit wichtigen Informationen versorgt und zum Austausch in verschiedenen Diskussionsforen angeregt werden. Die vielen bisherigen Medien wie Whatsapp-Gruppen und Email-Verteiler müssen nun nicht mehr separat bedient werden, sondern können von einem zentralen System abgelöst werden, welches die Mitglieder auf verschiedenen Kanälen erreicht. Zudem können Dokumente abgelegt und geteilt werden, sodass verschiedene Personen auf gemeinsame Protokolle oder weitere relevante Dateien zugreifen können – anstrengendes Zusammensammeln relevanter Dokumente von verschiedenen Personen entfällt!
Natürlich erfordert der Umstieg ein wenig Einarbeitung. Doch diese lohnt sich – Wer sich einmal mit der Oberfläche vertraut gemacht hat, merkt schnell: Viele Aufgaben, die sonst Stunden dauern, lassen sich plötzlich in Minuten erledigen. Und das bedeutet vor allem eins: mehr Zeit für die Musik und weniger Frust mit der Verwaltung. Und sollte es zu Beginn der Nutzung Schwierigkeiten oder offene Fragen geben, können die Vereine jederzeit auf umfangreiches Schulungsmaterial, Webinare und eine Hilfedatenbank von ComMusic zurückgreifen.
Warum sich der Einstieg in die digitale Verwaltung auch für Deinen Verein lohnt
Der DHV hat erkannt, dass viele ehrenamtlich Engagierte an der Belastungsgrenze arbeiten. Vereinsverwaltung ist oft komplexer geworden – mit vielen neuen Anforderungen an Datenschutz, rechtssicherer Buchhaltung und digitaler Kommunikation. Eine Softwarelösung wie Verein24 light bietet hier nicht nur Erleichterung, sondern auch rechtliche Sicherheit. Zudem hilft sie dabei, Wissen im Verein zu sichern. Denn wenn eine Person aus dem Vorstand ausscheidet, sind die Daten nicht mehr an diese einzelne Person und die Dateien auf ihrem Rechner gebunden, sondern professionell organisiert und für die Nachfolger*innen leicht zugänglich.
Weil Verein24 light webbasiert ist, kann man zudem jederzeit und von überall aus arbeiten – egal ob am heimischen Rechner, im Vereinsheim oder unterwegs. Alles, was man braucht, ist ein Internetzugang und ein Login. Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt oder einer Veranstaltung arbeiten, werden Änderungen sofort synchronisiert, sodass alle Mitglieder immer mit den aktuellsten Informationen arbeiten. Die Daten liegen sicher auf deutschen Servern, regelmäßige Backups sorgen für zusätzliche Sicherheit.
Dank der hohen Datensicherheit können sich Vereine auch darauf verlassen, dass ihre sensiblen Informationen – wie Mitgliedsdaten, Finanzunterlagen oder Veranstaltungsdetails – sicher gespeichert sind. Die Daten werden in sicheren Rechenzentren aufbewahrt und durch moderne Verschlüsselungstechnologien geschützt.
Wieder mehr Zeit für das Wesentliche – dank digitaler Helfer.
Digitalisierung muss nicht bedeuten, das persönliche Miteinander aufzugeben. Im Gegenteil: Wer weniger Zeit in Listen und Belege investiert, hat mehr Raum für das, was den Verein wirklich ausmacht – Gemeinschaft, Musik und kollektives Erleben. Verein24 light ist ein Werkzeug, das genau diesen Freiraum schaffen kann. Also vielleicht wird der nächste Mittwochabend nicht am Laptop, sondern wieder im Proberaum verbracht. Und die Excel-Tabelle? Die darf in den Ruhestand gehen.
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