Wie kann ein Verein den Übergang in neue Strukturen vorbereiten, Aufgaben besser verteilen und die eigenen Stärken bewusster nutzen? Das Orchester Hohnerklang hat sich diesen Fragen in einer Zukunftswerkstatt gestellt. Im Interview berichtet Frank Kitzke, 1. Vorstand des Orchesters, vom gemeinsamen Prozess.
Gab es einen konkreten Anlass, bei dem Sie gemerkt haben: Wir sollten uns grundsätzlich mit der Zukunft unseres Vereins beschäftigen?
Meine Vorstandskollegin Kathrin Gass und ich haben bereits im Jahr 2024 angekündigt, dass wir 2027 unsere Arbeit als Vorstände im Orchester Hohnerklang beenden werden. Wir waren uns aber einig, dass wir dem Verein den Übergang so leicht und einfach wie möglich machen wollen.
Welche Themen standen am Anfang besonders im Vordergrund?
Eine Verjüngung und eine Umstellung der Vereinsstruktur waren für uns von Anfang an die wichtigsten Themen. Die Aufgaben sollten neu verteilt werden. Außerdem haben wir gemerkt, dass zu wenige Vereinsmitglieder zu viele Positionen und Aufgaben abdecken und teilweise schon ein gewisser Vereins-„Burnout“ zu beobachten war. Wir mussten unbedingt mehr Leute mit ins Boot holen, damit die Belastung einzelner nicht noch größer wird.
Ein weiterer, ganz wichtiger Punkt war für uns, dass wir die Kapazitäten unserer Vereins- und Orchestermitglieder nicht ausreichend nutzen. Es gibt viele Menschen mit tollen Begabungen neben der Musik, die wir gerne für unseren Verein sichtbar machen wollten. Wir wollten die Menschen dort einsetzen, wo sie sich selbst sehen, wo sie gut sind und worauf sie Lust haben.
Was war euer erster Schritt?
Wir haben im Jahr 2025 einen Workshop mit Alexandra Link gemacht. Zur Durchführung und Teilfinanzierung haben wir uns nach Förderprogrammen umgesehen und uns beim Bundesmusikverband Chor & Orchester (BMCO) für das Thema „Zukunftswerkstatt“ mit unserem Projekt beworben. Dafür haben wir den vorgesehenen Zuschuss erhalten.
Unter dem Thema „Zukunftswerkstatt und teambasiertes Vereinsmanagement“ haben wir uns dann im Herbst 2025 im Papierzentrum in Gernsbach im Schwarzwald für zwei Tage „eingeschlossen“ und dort die Grundlage für unsere neue Vereinsstruktur gelegt.
Wer hat an diesem Prozess mitgewirkt?
Wir haben den Workshop in einem großen Kreis durchgeführt: mit allen aktiven Spielerinnen und Spielern des Hauptorchesters, der musikalischen Leitung sowie dem gesamten bisherigen Ausschuss. Insgesamt waren wir 32 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an diesem Wochenende.
Wie haben Sie die Meinungen und Ideen im Verein gesammelt?
Im ersten Teil, der sogenannten „Zukunftswerkstatt“, hat Frau Link als Workshopleiterin gemeinsam mit uns den aktuellen Stand des Vereins festgehalten. Dabei wurden alle Bereiche des Vereins beleuchtet und die einzelnen Aufgaben auf Moderationskarten erfasst. Im zweiten Schritt wurden die Karten den einzelnen Bereichen zugeordnet und anschließend priorisiert, um eine mögliche Neuausrichtung für die Zukunft festzuhalten.
Im zweiten Teil, dem „teambasierten Vereinsmanagement“, haben wir uns Gedanken gemacht, wie wir künftig die Aufgaben und Lasten von zwei Vorständen auf ein Team übertragen können. Wir sind zu dem Ergebnis gekommen, sechs verschiedene Teams mit jeweils einer Teamleiterin oder einem Teamleiter zu bilden. Alle aktiven Spielerinnen und Spieler werden aufgefordert, nach ihren Talenten und Begabungen in einem oder mehreren Teams mitzuarbeiten. Die Teamleiterinnen und Teamleiter übernehmen künftig die Verantwortung für ihr Team und werden nach einer noch folgenden Satzungsänderung auch in das Vereinsregister eingetragen.
Gab es eine Erkenntnis, die für Sie besonders wichtig war?
Uns wurde durch diese Maßnahmen erst richtig bewusst, dass unsere Musik und unser besonderes Konzept uns ausmachen. Die musikalische Leitung unseres Orchesters durch Hans-Günther Kölz war und ist ein großer Glücksfall für uns. Deshalb betrachten wir uns auch als Leuchtturm in der Harmonikaszene.
Haben Sie durch den Prozess klarer gesehen, wofür Ihr Verein steht und wohin er sich entwickeln möchte?
Ja, auf jeden Fall. Wir arbeiten jetzt schon testweise in den neuen Strukturen und haben dadurch die Möglichkeit, uns zu beobachten und gegebenenfalls nachzubessern, wenn etwas aus der neuen Struktur nicht zu uns passt. In unserer nächsten Generalversammlung am 12. März 2027 werden wir voraussichtlich die neue Satzung auf Basis des teambasierten Vereinsmanagements beschließen und den Hohnerklang auf den neuen Weg gebracht haben.
Welche konkreten Dinge haben Sie danach verändert oder neu angestoßen?
Die einzelnen Aufgaben können in Zukunft besser verteilt werden, denn „viele Hände machen bekanntlich schneller ein Ende“. Zudem können wir unsere bereits vorhandenen Ressourcen und unsere „Manpower“ besser nutzen, weil sich jede und jeder dort einbringt, wo sie oder er am besten ist.
Gab es eine Entscheidung, die Ihnen durch den Prozess leichter gefallen ist?
Die bessere Aufgabenverteilung und die schon angesprochene Nutzung unserer Ressourcen und Talente sind die eigentlichen Gewinne in der neuen Struktur.
Was würden Sie einem anderen Verein raten, der sich mit seiner Zukunft beschäftigen möchte, aber nicht weiß, wo er anfangen soll?
Schaut eure Vereinsstruktur an und überlegt, ob diese noch zeitgemäß ist und ob ihr damit eure Zukunft sichern könnt. Denkt über eure Stärken und Schwächen nach und setzt euch Ziele, die ihr mittelfristig erreichen wollt. Und lasst euch helfen, wenn ihr eine vielleicht notwendige Umstellung durchführen wollt.
Wo stehen Sie aktuell? Gibt es Themen, die Sie noch anpacken möchten?
Ja, wir wollen wieder verstärkt Marketing und Werbung für unser Orchester machen und hier auch neue Wege beschreiten, um zukünftigen Konzertpartnerinnen und Konzertpartnern neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit anbieten zu können. Diesen Prozess gehen wir im zweiten Halbjahr dieses Jahres an.
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