Veranstaltungsorganisation leicht gemacht

Kommunikation

Im Bereich Kommunikation gibt es zwei Teilbereiche: die interne und die externe Kommunikation. Intern wird mit einem Projektteam, mit dem Vereinsvorstand oder auch mit den Musikerinnen und Musikern aus dem eigenen Ensemble kommuniziert. Extern findet der Informationsaustausch mit Dienstleistenden, Mitarbeitenden der Veranstaltungsstätte, den Teilnehmenden oder auch der Presse statt.

In beiden Teilbereichen kann sorgfältige und vorausplanende Kommunikation Arbeit erleichtern, den Aufwand verringern und insgesamt ein gutes Gefühl bei allen Beteiligten hinterlassen. Die Kommunikation sollte klar und vollständig sein. Hierzu gehört auch, alle zusammengehörenden Informationen zu bündeln und nachvollziehbar aufzubereiten. Wenn Sie beispielsweise die Informationen zum nächsten Probenwochenende an Ihr Ensemble weitergeben möchten, schreiben Sie möglichst eine Mail mit allem Wichtigen (z. B. Anfahrt, Ort, Verpflegung, Zeitplan, Programm, Packliste, Anmeldung, Kosten …). Vermeiden Sie mehrere Mails mit einzelnen Informationen. Denn spätestens, wenn sich etwas ändert, verschiedene Informationen zu einem Detail kursieren und Ihre Adressatinnen und Adressaten sich das Relevante aus mehreren Mails (oder im schlimmsten Fall noch aus anderen Medien) zusammensuchen müssen, laufen Sie Gefahr, dass Verwirrung entsteht und etwas schiefläuft. Wenn das ein paarmal im Jahr passiert, sind Ihre Kommunikationspartnerinnen und -partner schnell vergrault.

Gerade in der Amateurmusik, in der Arbeit mit Ehrenamtlichen, sollte versucht werden, den Aufwand für die Adressatinnen und Adressaten möglichst gering zu halten. Das können Sie erreichen, indem Sie Rückfragen vermeiden und bereits in der Ursprungsnachricht möglichst viele W-Fragen beantworten. Falls es um Aufgabenverteilung oder Pflichten geht, ist es wichtig, Zuständigkeiten und Fristen der einzelnen Aufgaben klar und verständlich zu definieren. Besonderes Augenmerk gilt auch den Kommunikationskanälen, diese sind der jeweiligen Zielgruppe oder -person anzupassen. Bei der Wahl der Kanäle gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten: Mail, Telefon, Brief, Pressemitteilung, Nachricht im internen Bereich der Website, Artikel, Presseinformation, Plakat, Flyer, persönliche Ansprache … In jedem Fall sollten Sie sich bewusst machen, dass Antworten und das Absprachentreffen einige Zeit in Anspruch nehmen. Das beeinflusst wiederum die zeitliche Planung.

Zeitliche Planung

Schauen wir uns nun die zeitliche Planung an. Als Allererstes gilt es herauszufinden, ob es überhaupt möglich ist, die für einen bestimmten Zeitraum angedachte Veranstaltung ab dem aktuellen Zeitpunkt umzusetzen. Dazu sollten Sie alle bereits bekannten Informationen zur Veranstaltung schriftlich festhalten. Außerdem ist die Zeit zu notieren, die Ihnen (und Ihrem Team) bis dahin zur Verfügung steht. Lassen Sie hier einfließen, wie viel Zeit Sie investieren können und auch möchten. Wenn Sie beispielsweise gefragt werden, ob Sie ohne weitere personelle Unterstützung innerhalb von drei Wochen eine Konzertreise für 100 Personen mit An-/Abreise, Unterkunft, Programm, Anmeldung und Marketing organisieren wollen und dafür nur eine Stunde pro Woche aufwenden können, sollten Sie die Organisation ablehnen.

Um eine realistische Zeitplanung aufzustellen, sollten zunächst alle anfallenden Aufgaben notiert und dann in möglichst kleine Arbeitspakete zerlegt werden. Hier ein Beispiel (▶ siehe Tab. 1).

Für solche kleinteiligen Arbeitspakete fällt es deutlich leichter, den Zeitaufwand einzuschätzen, als wenn man sich dies für eine große Aufgabe überlegt. Generell ist es empfehlenswert, einen Zeitpuffer einzuplanen, etwa von 20 Prozent der Gesamtzeit. Wenn alle Arbeitspakete mit einer zeitlichen Einschätzung verknüpft sind, können Sie vom Datum der Veranstaltung rückwärts rechnen, wann spätestens mit der Organisation begonnen werden muss. Wenn Sie beispielsweise am 1. Juni die Veranstaltung durchführen möchten, dafür insgesamt 40 Stunden Zeit für die Organisation benötigen und jede Woche eine Stunde Zeit zur Verfügung haben, sollten Sie also mindestens 40 Wochen vor dem 1. Juni mit der Planung beginnen. Je mehr Erfahrung man bei der Veranstaltungsorganisation sammeln konnte, desto einfacher ist es, den Zeitaufwand einzuschätzen und Aufgaben schneller zu erledigen. Nutzen Sie Ihr Netzwerk und fragen Sie, wie lange jemand bereits einmal für die gleiche oder ähnliche Aufgabe gebraucht hat. Versuchen Sie auch, Erfahrungen aus dem Privatbereich in diesen Kontext zu übertragen. Für wiederholende Veranstaltungen lohnt es sich auch, Checklisten oder Tabellen etc. mit Adressen, Kontakten, Unterkünften und anderen Rechercheergebnissen anzufertigen. Das spart Rechercheaufwand und es macht auch mehr Spaß, wenn sich Abläufe automatisieren und langsam eine Wissensdatenbank aufgebaut wird.

Finanzierung

Beim Thema Finanzierung soll hier der Schwerpunkt auf das Szenario gelegt werden, dass für die Durchführung der Veranstaltung nicht ausreichend finanzielle Mittel vorhanden sind und weitere Gelder eingeworben werden müssen. Ein finanzieller Puffer sollte immer eingeplant werden; je nachdem, wie groß die Veranstaltung sein soll und mit welchem zeitlichen Vorlauf geplant wird, empfiehlt sich ein Risikoaufschlag von mindestens 20 Prozent der Gesamtkosten.

Um die Höhe der Kosten zu ermitteln, ist es ratsam, alle (möglichen) Kostenpunkte zu notieren. Im nächsten Schritt können nun zum jeweiligen Unterpunkt konkrete Zahlen notiert werden. Das können Erfahrungswerte, Internetrecherchen oder auch konkrete Angebote sein. Je genauer hier bereits Angaben gemacht werden können, desto sicherer kann die Finanzierung gelingen.

Eigenmittel für Veranstaltungen lassen sich meist über Eintrittsgelder generieren. Hier ist die Frage, ob es einen klassischen Ticketverkauf gibt (Teilnehmende/Zuschauende zahlen vor Veranstaltung einen festgelegten Betrag) oder andere Möglichkeiten lohnender sind. Als Alternative kann man Spenden einsammeln, d. h., jede Person gibt, was ihr die Veranstaltung subjektiv Wert war oder welcher Betrag für sie möglich ist. So kann unter Umständen sogar mehr eingenommen werden als beim klassischen Ticketverkauf. Auch für Online-Angebote können »Eintrittsgelder« über einen Ticketverkauf verlangt werden.

Werden darüber hinaus noch weitere Mittel benötigt, kann die Wahl auf Sponsoren, Spenden oder auch Fördermittel fallen. Als Sponsoren werden in der Regel Unternehmen angesprochen, die eine Gegenleistung (z. B. Werbung für das Unternehmen) erwarten, um ein Projekt finanziell zu fördern. Bei Spenden – privat wie auch von Unternehmen – findet keine Gegenleistung für die finanzielle Unterstützung statt. Auch Kooperationen mit anderen Vereinen, Städten oder Institutionen können eine Idee sein, Kosten zu minimieren oder auf mehrere Schultern zu verteilen. Im Bereich der Fördermittel gibt es verschiedene Ebenen, auf denen man Anträge stellen kann: auf regionaler, auf kommunaler, auf Bundes- oder Landesebene oder auch EU-weit. Meist müssen Projekte einen Mehrwert für die jeweilige Ebene mitbringen und manchmal sind sie auch nur mit mehreren Kooperationspartnern möglich. Lassen Sie sich für die Antragstellung gerne bei Verbänden, Ministerien oder Beratungsstellen unterstützen und trauen Sie sich Fragen zu stellen! Auch mit einer zunächst nur vagen Idee kann in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachkräften ein bewilligungsfähiger Antrag geschrieben werden. Meist sehen Anträge und deren Bedingungen auf den ersten Blick schlimmer aus, als sie eigentlich sind.

Ort

Bezüglich des Veranstaltungsortes stellt sich zunächst einmal die Frage, ob bereits ein Ort feststeht bzw. sogar vorhanden ist oder ob er noch gefunden werden muss. Um die Frage des Veranstaltungsortes zu klären, kommt es zunächst auf die Anforderungen an. Neben Größe und (technischer) Ausstattung sind auch Barrierefreiheit, Lage, Verfügbarkeit, Preis, die Möglichkeit zur Hinzunahme externer Dienstleistender und eventuell benötigte Genehmigungen zu beachten. Empfehlenswert ist es, sich den Ort vor der Veranstaltung einmal anzuschauen, am besten, bevor der Vertrag unterschrieben wird. So können böse Überraschungen vermieden werden. Generell sollten Sie Veranstaltungsstätten so früh wie möglich buchen – gerade, wenn Sie auf einen ganz bestimmten Ort angewiesen sind, zum Beispiel aus Kapazitäts-, Zeit-, oder Logistikgründen.

Inhalt/Programm

Wenn Sie nun das Programm oder den Inhalt der Veranstaltung planen, sollten Sie sich zunächst einmal über die Zielgruppe der Veranstaltung im Klaren werden. Sind es Kinder, Jugendliche, Erwachsene, Seniorinnen und Senioren? Denken Sie über die jeweiligen Vorkenntnisse oder besonderen Bedürfnisse nach. Auch der zeitliche Rahmen und die Ausgestaltung der Pausen orientiert sich unter anderem am Alter der Teilnehmenden. Möglich oder sogar nötig ist zudem die Einbindung externer Dienstleistender. Das können einerseits andere (Amateur-)Musikerinnen und Musiker sein, andererseits aber auch Caterer, Reinigungskräfte, Betreuende, Workshopleitende, Übersetzende etc. Im Umgang mit externen Dienstleistenden spielt dann wieder die externe Kommunikation eine wichtige Rolle.

Veranstaltungsorganisation ist immer ein Balanceakt zwischen verschiedenen, voneinander abhängigen Variablen. Die Finanzierung bedingt den Ort und das Programm, ohne Idee für ein Programm ist es aber auch schwierig, einen Förderantrag zu schreiben. Generell gilt: Versuchen Sie die Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen. Nutzen Sie dafür berufliche und persönliche Kompetenzen und Erfahrungen. Scheuen Sie sich nicht nachzufragen und aus Erfahrungen oder Fehlern anderer zu lernen. Sollte etwas nicht so ganz nach Plan funktionieren, lief häufig etwas bei der Kommunikation schief. In erster Linie ist es aber erstmal wichtig anzufangen, sich etwas zuzutrauen und Erfahrungen zu sammeln. Vieles ergibt sich nach und nach und eine gewisse Routine stellt sich meist schnell ein.

Weitere Informationen und Beratungsangebote zu allen im Artikel angesprochenen Themen finden Sie auf www.frag-amu.de.

Sabrina Lindemann

Sabrina Lindemann ist Kulturmanagerin und Kultur- und Medienpädagogin. Sie hat Erfahrungen im Management von Veranstaltungen unterschiedlicher Größe und in unterschiedlichen Kontexten. Seit Januar 2022 ist sie für die Deutsche Chorjugend im Kompetenznetzwerk Neustart Amateurmusik tätig.